Hay dos tareas que todo dueño de PyME detesta en secreto:
- Cobrarle a un cliente que se ha retrasado (es incómodo).
- Responder por décima vez en el día: “¿Me podrías reenviar la factura?” o “¿A qué cuenta deposito?”.
Estas tareas son el “colesterol” de tu empresa: no duelen inmediatamente, pero si se acumulan, terminan infartando tu operación. Consumen horas silenciosas y, peor aún, si dependes de la memoria humana para cobrar, el dinero deja de entrar.
¿La solución? Contratar a un asistente administrativo que trabaje 24/7, no cobre horas extras, no le dé pena cobrar y nunca olvide un adjunto. Ese asistente no es una persona; es código.
Parte 1: El Cobrador Incansable (Automatización de Flujo de Caja)
El problema de la cobranza manual es que es emocional y reactiva. “Le escribo a Juan mañana porque hoy me cae bien” o “Se me olvidó revisar quién me debe”.
La automatización elimina la emoción y el olvido. Mediante scripts conectados a tu sistema de facturación o incluso a tu Excel, puedes programar una “Escalera de Cobranza”:
Día 3 antes del vencimiento: El sistema envía un recordatorio amable: “Hola, recuerda que tu factura vence pronto”.
Día 1 de retraso: El sistema detecta que el pago no entró y envía: “Parece que se pasó la fecha, aquí tienes el link de pago para ponerte al día”.
Día 7 de retraso: El tono cambia ligeramente: “Estimado cliente, requerimos el pago de la factura X para evitar suspensión de servicio”.
El resultado: Tus clientes se educan. Saben que el sistema les recordará automáticamente, así que pagan a tiempo. Tú recuperas tu flujo de caja sin tener una sola conversación incómoda.
Parte 2: El Buzón que se Responde Solo (IA en tu Correo)
La Inteligencia Artificial (como la que usamos en SDS Soft) ya puede leer y “entender” tus correos electrónicos.
Imagina conectar una IA a tu bandeja de info@tuempresa.com o pagos@....
Cuando llega un correo, la IA analiza la intención:
Caso A: El cliente pide “Certificado bancario” o “RUT”.
Acción: La IA busca el archivo en tu servidor y responde el correo adjuntándolo en 3 segundos. Sin intervención humana.
Caso B: El cliente pregunta “¿Tienen servicio en Ciudad X?”.
Acción: La IA redacta un borrador de respuesta basado en tu base de conocimiento y lo deja en “Borradores” para que tú solo apruebes y envíes.
3 Tips para implementar esto sin perder el "toque humano"
La Regla del “Reply-To”: Asegúrate de que todos los correos automáticos se puedan responder. Nada molesta más que un “no-reply@”. Si el cliente tiene una duda sobre su deuda, debe poder responder y que un humano lo atienda.
Personalización Dinámica: No envíes “Estimado Cliente”. Tus scripts deben usar el nombre real, el monto exacto y el número de factura específico. “Hola Carlos, tu factura #501 por $200…”. Esto aumenta drásticamente la tasa de pago.
La Salida de Emergencia: Si un cliente responde enojado o con una palabra clave como “reclamo”, el sistema debe detener la automatización inmediatamente y alertar a un gerente.
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